Online-Terminbuchung einrichten: Tools, Kosten, Datenschutz

Eine Online-Terminbuchung richten Sie in vier Schritten ein: ein Buchungstool auswählen, Leistungen, Zeiten und Mitarbeiter darin anlegen, die Buchung auf Webseite und Google-Profil sichtbar machen und den Datenschutz sauber regeln. Für einen kleinen Betrieb ist das in wenigen Tagen erledigt. Ein Buchungstool, auch Terminbuchungssystem oder Buchungs-App genannt, ist ein Online-Dienst, der freie Zeiten anzeigt und Buchungen in Ihren Kalender schreibt. Alle Preise in diesem Ratgeber sind Listenpreise der Anbieter, abgerufen am 6. Oktober 2026.

Für welche Betriebe lohnt sich eine Online-Terminbuchung?

Eine Online-Terminbuchung lohnt sich für jeden Betrieb, dessen Termine sich gut beschreiben lassen: feste Leistung, feste Dauer, feste Person. Je mehr solcher Termine pro Woche vergeben werden und je öfter das Telefon dafür klingelt, desto größer der Gewinn. Zum Beispiel:

• Praxen. Physiotherapie, Zahnarzt, Heilpraktik, Psychotherapie: viele Termine, ein Empfang, der gleichzeitig Menschen vor Ort betreut. Mehr dazu im Ratgeber Webseite für Praxen.
• Friseure, Kosmetik, Fußpflege. Kunden können abends vom Sofa aus buchen, und jede Lücke im Kalender ist verlorener Umsatz.
• Werkstätten. Reifenwechsel, Inspektion, Hauptuntersuchung: Saisonspitzen, in denen das Telefon kaum stillsteht.
• Beratung und Kanzleien. Erstberatung oder Rückruftermin, gebucht ohne E-Mail-Pingpong. Wie Kanzleien das einsetzen, steht im Ratgeber Webseite für Kanzleien und Steuerberater.
• Handwerk. Für Besichtigungs- oder Beratungstermine, nicht für den Auftrag selbst. Ein Badumbau lässt sich nicht online buchen, der Termin für das Aufmaß schon.

Weniger geeignet ist die Online-Buchung, wo jeder Fall erst geklärt werden muss, etwa beim Notdienst oder bei Aufträgen, deren Umfang niemand ohne Fotos einschätzen kann. Dort hilft ein Anfrageformular mit Foto-Upload oder ein WhatsApp-Button mehr als ein Kalender. Für die Gastronomie gibt es eigene Reservierungssysteme, darum geht es hier nicht.

Online-Buchung lohnt sich, wo Termine gleich aussehen. Wo jeder Fall anders ist, hilft zuerst ein gutes Anfrageformular.

Wie viel Zeit spart eine Online-Terminbuchung?

Eine Online-Terminbuchung spart einem Betrieb mit 25 telefonisch vereinbarten Terminen pro Woche rund 60 bis 120 Stunden im Jahr, je nachdem, ob die Hälfte oder alle Kunden online buchen. Die Rechnung mit Beispielannahmen: Dauert jede Terminvereinbarung am Telefon im Schnitt sechs Minuten inklusive Rückruf und Eintragen, sind das 150 Minuten pro Woche, bei 48 Arbeitswochen 120 Stunden im Jahr. Bucht nur die Hälfte der Kunden online, bleiben immer noch rund 60 Stunden, also anderthalb Arbeitswochen. Ihre eigene Zahl bekommen Sie mit einer Strichliste: Zählen Sie eine Woche lang mit, wie viele Anrufe nur einem Termin dienen.

Dazu kommt ein Vorteil, der in keiner Rechnung auftaucht: Online buchen Kunden dann, wenn sie Zeit haben, auch wenn Ihr Betrieb geschlossen ist. Ein Anruf außerhalb der Öffnungszeiten landet auf dem Anrufbeantworter und oft beim Mitbewerber. Eine Buchung um 21 Uhr landet in Ihrem Kalender.

Was bringen Erinnerungen gegen Terminausfälle?

Automatische Erinnerungen senken die Zahl der Termine, zu denen niemand kommt, und dafür gibt es im Gesundheitswesen Belege mittlerer Qualität. Die Cochrane-Übersicht »Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments« umfasst acht Studien mit zusammen 6.615 Teilnehmenden. In sieben Studien mit 5.841 Teilnehmenden verbesserten SMS-Erinnerungen die Teilnahme gegenüber keiner Erinnerung. Insgesamt erschienen ohne Erinnerung 67,8 Prozent zum Termin, mit SMS-Erinnerung 78,6 Prozent und mit Erinnerungsanruf 80,3 Prozent (Gurol-Urganci und andere, 2013). Über alle Studien hinweg bleibt im Gesundheitswesen im Schnitt fast jeder vierte Patient einem Termin fern (Dantas und andere, 2018, Übersicht über 105 Studien, mit großen Unterschieden zwischen den Kontinenten). Für Friseure oder Werkstätten gibt es keine vergleichbar gute Studienlage, die Richtung dürfte aber ähnlich sein: Wer einen Tag vorher erinnert wird, sagt eher ab, statt einfach wegzubleiben.

Für die Auswahl des Tools heißt das: Achten Sie darauf, dass automatische Erinnerungen im gewählten Tarif enthalten sind. Genau diese Funktion fehlt in manchen kostenlosen Tarifen. E-Mail-Erinnerungen kosten in der Regel nichts extra, SMS-Erinnerungen meist schon, bei eTermin etwa als Paket mit 100 SMS im Monat für 9 € zzgl. USt.

Eine Erinnerung am Vortag kostet Cent-Beträge. Ein leerer Termin kostet die ganze Stunde.

Welche Buchungstools gibt es, und was kosten sie?

Buchungstools für kleine Betriebe kosten im Einstiegstarif zwischen 0 und rund 60 € im Monat, Stand 6. Oktober 2026, bei Preisen je Nutzer wächst der Betrag mit dem Team. Es gibt drei Gruppen: Funktionen, die in Büro-Software schon enthalten sind, allgemeine Terminplaner und Branchenlösungen mit Kasse, Marketing oder Marktplatz. Die Tabelle zeigt acht Anbieter mit ihren Listenpreisen. Sie ist eine Marktübersicht, keine Empfehlung für einen bestimmten Anbieter.

Listenpreise auf den verlinkten Seiten der Anbieter, abgerufen am 6. Oktober 2026. Calendly, Cal.com und SimplyBook.me weisen ihre Preise in US-Dollar aus. Für Doctolib, einen Anbieter speziell für Arztpraxen, war kein öffentlicher Preis zu finden. Tarife und Aktionen ändern sich, prüfen Sie die Preisseite am Tag Ihrer Entscheidung. Hinzu kommen je nach Tool Kosten für SMS, Zusatzkalender oder Zahlungsfunktionen.

Drei Dinge fallen auf. Erstens: Was Sie schon bezahlen, ist oft die günstigste Lösung. Wer Microsoft 365 Business nutzt, hat Bookings bereits im Paket. Zweitens: Preise je Nutzer wachsen mit dem Team. Bei fünf Mitarbeitern mit eigenem Kalender kostet ein Tarif mit Preis je Platz das Fünffache, ein Tarif mit Pauschalpreis nicht. Drittens: Branchenlösungen wie Shore oder Treatwell bringen Funktionen mit, die ein allgemeiner Terminplaner nicht hat, etwa Kasse, Kundenkartei oder Marketing, und kosten entsprechend mehr. Treatwell verdient zusätzlich an Neukunden über den eigenen Marktplatz.

Zur Orientierung: Arbeiten Sie allein mit einer Terminart, kann ein kostenloser Tarif reichen, solange er Erinnerungen verschickt. Nutzen Sie schon Microsoft 365 Business, prüfen Sie zuerst Bookings. Für Praxen zählen Server in der EU und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mehr als der Preis. Friseure und Kosmetikstudios mit Kasse und Kundenkartei sehen sich Branchenlösungen an. Und bei mehreren Mitarbeitern rechnen Sie den Preis je Platz mal Ihre Teamgröße.

Eine vierte Möglichkeit steht in keiner Preistabelle: Manche Webagenturen bauen die Terminbuchung direkt in die Webseite und betreiben sie mit ihr. Dann zahlen Sie keine eigene Lizenz, und die Buchung sieht aus wie der Rest Ihrer Seite. Fragen Sie in dem Fall nach denselben Punkten wie bei einem Tool, vor allem, wo die Daten liegen und wie Sie Ihre Termine und Kundendaten bekommen, wenn Sie wechseln.

Worauf kommt es bei der Auswahl eines Buchungstools an?

Das richtige Buchungstool ist das, das Ihren Ablauf abbildet, ohne dass Sie ihn umbauen müssen. Diese acht Fragen klären Sie vor der Entscheidung, am besten mit einem echten Wochenplan vor sich:

1. Wer wird gebucht? Eine Person, mehrere Mitarbeiter mit eigenen Zeiten oder auch Räume und Geräte, etwa eine Hebebühne oder ein Behandlungsraum?
2. Was wird gebucht? Jede Leistung mit Dauer, Preis oder Preisspanne und Pufferzeit davor oder danach, zum Beispiel für Aufräumen oder Desinfektion.
3. Welchen Kalender nutzen Sie heute? Das Tool sollte mit Ihrem bestehenden Kalender abgleichen, sonst sind Doppelbuchungen nur eine Frage der Zeit.
4. Wie wird erinnert? E-Mail, SMS oder beides, mit welchem Vorlauf, und was kostet die SMS?
5. Wie wird abgesagt? Kann der Kunde selbst verschieben oder absagen, bis wann, und bekommen Sie eine Nachricht, damit der frei gewordene Termin neu vergeben werden kann?
6. Wo wird gebucht? Als Link oder als eingebettetes Buchungsfenster auf Ihrer Webseite, im Google-Unternehmensprofil, in der E-Mail-Signatur?
7. Wo liegen die Daten? Sitz des Anbieters, Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, mehr dazu im übernächsten Abschnitt.
8. Wie kommen Sie wieder raus? Kündigungsfrist, Export der Kundendaten und Termine, und was passiert mit den Buchungslinks, die schon im Umlauf sind?

Wie binden Sie die Terminbuchung in Webseite und Google-Profil ein?

Eine Online-Terminbuchung binden Sie auf der Webseite als Knopf mit Link oder als eingebettetes Buchungsfenster ein, Fachleute sagen Widget, und im Google-Unternehmensprofil als Link unter »Termin vereinbaren«. Ein Knopf mit Link führt auf die Buchungsseite des Anbieters, ist in Minuten eingebaut und lädt nichts Fremdes auf Ihre Seite. Ein eingebettetes Buchungsfenster zeigt den Kalender direkt auf Ihrer Seite, wirkt geschlossener, lädt aber Code des Anbieters und kann dadurch eine Einwilligung nötig machen. Für kleine Betriebe ist der Knopf oft die bessere Wahl. Wichtig ist bei beiden Wegen, dass der Buchungsknopf auf dem Handy ohne Suchen sichtbar ist, idealerweise neben der Telefonnummer.

Im Google-Unternehmensprofil können Sie den Buchungslink selbst eintragen. Google erlaubt laut Google-Hilfe »bis zu zehn Links pro Kategorie«, darunter »Termin vereinbaren«. Wer im Profil auf den Knopf tippt, landet direkt bei der Buchung, ohne Umweg über die Webseite. Einige Anbieter sind außerdem direkt mit Google verbunden, dann läuft die Buchung über »Mit Google reservieren«. Welche Anbieter dabei sind, zeigt Googles Liste der angeschlossenen Anbieter, beim Abruf am 6. Oktober 2026 etwa Shore und SimplyBook.me. Laut Google erscheinen die Buchungsanbieter »innerhalb einer Woche« im Profil, und der Anbieter kann für Buchungen über Google Gebühren erheben (Buchungen über einen Anbieter einrichten). Wie Sie das übrige Profil vollständig ausfüllen, zeigt die Checkliste mit den zwölf Feldern, die zählen.

Der beste Buchungskalender nützt nichts, wenn der Knopf dazu erst nach dreimal Wischen auftaucht.

Ist eine Online-Terminbuchung DSGVO-konform?

Eine Online-Terminbuchung lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn vier Punkte geregelt sind: ein Vertrag mit dem Anbieter, ein geprüfter Weg der Daten, sparsame Formulare und, bei Praxen, die besonderen Regeln für Gesundheitsdaten. Dazu kommt die Frage, ob das Buchungsfenster auf Ihrer Webseite eine Einwilligung braucht.

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das Buchungstool verarbeitet die Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag, kurz AV-Vertrag. Seriöse Anbieter stellen ihn bereit, oft zum Abschließen per Klick im Kundenkonto. Ohne AV-Vertrag sollten Sie kein Tool mit Kundendaten nutzen.
• Daten außerhalb der EU. Sitzt der Anbieter in den USA, ist die Übermittlung auf Grundlage eines Beschlusses der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 zulässig, wenn er aktiv nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert ist. Die Kommission hat darin festgestellt, dass Daten bei teilnehmenden US-Firmen ausreichend geschützt sind (Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795). Den AV-Vertrag ersetzt das nicht. Ob ein Anbieter teilnimmt, können Sie in der offiziellen Teilnehmerliste prüfen. Einfacher wird es mit Anbietern, deren Server in der EU stehen.
• Nur abfragen, was nötig ist. Die DSGVO verlangt Datenminimierung: Daten müssen »auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein« (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für einen Termin reichen meist Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse und die gewünschte Leistung. Ein Pflichtfeld für Beschwerden oder Vorerkrankungen gehört nicht ins Buchungsformular.
• Gesundheitsdaten bei Praxen. Schon ein Termin für »Physiotherapie nach Knie-OP« verrät etwas über die Gesundheit und ist damit besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Die DSGVO zählt in Erwägungsgrund 35 ausdrücklich Informationen dazu, die »im Zuge der Anmeldung für sowie der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen« erhoben werden, und der Europäische Gerichtshof legt den Begriff weit aus (Urteil vom 4. Oktober 2024, C-21/23). Praxen wählen deshalb einen Anbieter mit Servern in der EU und AV-Vertrag und halten die Leistungsnamen so neutral, wie es der Ablauf erlaubt.
• Cookies im Buchungsfenster. Setzt ein eingebettetes Buchungsfenster Cookies oder liest Informationen vom Gerät des Besuchers, die nicht unbedingt erforderlich sind, braucht es nach § 25 TDDDG eine Einwilligung. Was ein bestimmtes Buchungsfenster tut, hängt vom Anbieter ab. Ein schlichter Knopf, der auf die Buchungsseite des Anbieters führt, umgeht die Frage auf Ihrer Webseite.

Zum Schluss gehört das Buchungstool in Ihre Datenschutz­erklärung: welcher Anbieter, welche Daten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Die übrigen Pflichtpunkte stehen in den acht DSGVO-Prüfpunkten für die Firmen-Webseite.

Hinweis: Wir sind eine Digitalagentur, keine Rechtsanwälte. Dieser Abschnitt erklärt die Zusammenhänge und ersetzt keine Rechtsberatung. Was für Ihren Betrieb gilt, hängt vom Einzelfall ab, bei Praxen auch vom Berufsrecht. Im Zweifel prüft ein Anwalt oder Ihr Datenschutzbeauftragter.

Dürfen Sie eine Ausfallgebühr für verpasste Termine verlangen?

Ob ein Betrieb für einen verpassten Termin eine Ausfallgebühr verlangen darf, in Praxen meist Ausfallhonorar genannt, ist rechtlich nicht pauschal zu beantworten, und gerade bei Arztpraxen wird darüber gestritten. Bei Dienstleistungen wie Behandlungen ist § 615 BGB der Ausgangspunkt, bei Praxen über § 630b BGB: Nimmt der Kunde einen vereinbarten Termin nicht wahr, kann unter Umständen die vereinbarte Vergütung verlangt werden. Juristen sprechen von Annahmeverzug. Für Werkleistungen, etwa in Werkstatt oder Handwerk, sieht § 642 BGB nur eine angemessene Entschädigung vor. Verbreitet ist ein solcher Hinweis trotzdem: Der Verbraucherzentrale Bundesverband fand in einem im Juli 2026 veröffentlichten Marktcheck bei 20 von 37 untersuchten Praxen auf Doctolib einen Hinweis auf ein mögliches Ausfallhonorar (vzbv, 2. Juli 2026).

Für die Einrichtung des Buchungstools heißt das zweierlei. Erstens: Wenn Sie eine Ausfallgebühr verlangen wollen, sollte sie vorher klar und sichtbar vereinbart sein, nicht erst auf der Rechnung auftauchen. Lassen Sie den Wortlaut vorher beim Anwalt oder bei Ihrer Kammer prüfen. Zweitens: Eine einfache Absage- und Verschiebefunktion mit klarer Frist verhindert viele Ausfälle, bevor sich die Gebührenfrage überhaupt stellt. Wer bequem absagen kann, sagt eher ab, statt wegzubleiben.

Hinweis: Ob und in welcher Höhe ein Ausfallhonorar verlangt werden kann, ist rechtlich umstritten und hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel prüft ein Anwalt oder Ihre Kammer.

Selbst einrichten oder einrichten lassen?

Ein Einzelkalender mit drei Leistungen lässt sich mit den meisten Tools selbst einrichten, wenn Sie sich einen Nachmittag Zeit nehmen. Aufwendiger wird es mit mehreren Mitarbeitern, eigenen Arbeitszeiten, Räumen oder Geräten, Pufferzeiten, Erinnerungen per SMS, Datenschutzunterlagen und der Einbindung in Webseite und Google-Profil. Dort entscheidet sich, ob die Buchung im Alltag wirklich funktioniert, oder ob nach zwei Wochen wieder alles übers Telefon läuft, weil die Zeiten nicht stimmen. An diesen fünf Fehlern scheitern Online-Buchungen im Alltag:

1. Zu viele Pflichtfelder. Jedes zusätzliche Feld kostet Buchungen. Name, Kontakt, Leistung, mehr braucht es zum Buchen selten.
2. Keine Pufferzeiten. Termine direkt hintereinander ohne Zeit für Aufräumen, Desinfektion oder Anfahrt. Der Kalender ist voll, der Tag nicht zu schaffen.
3. Zwei Kalender, kein Abgleich. Ein Termin, der im Praxis- oder Werkstattkalender steht, aber nicht im Buchungstool, führt zur ersten Doppelbuchung.
4. Erinnerungen ausgeschaltet. Im kostenlosen Tarif nicht enthalten oder schlicht nicht eingerichtet. Damit fällt der größte Nutzen gegen Ausfälle weg.
5. Der Knopf ist versteckt. Die Buchung existiert, aber nur auf einer Unterseite oder ganz unten. Auf dem Handy muss sie im ersten Bildschirm stehen, im Google-Profil unter »Termin vereinbaren«.

Ablauf in der Buchung abgebildet

KM Digitalagentur: Online-Terminbuchung für 619 € eingerichtet

Die KM Digitalagentur aus Eching bei München richtet die Online-Terminbuchung für kleine Betriebe zum Festpreis ein: 619 € einmalig für bis zu 10 Mitarbeiter mit eigenen Zeiten und Leistungen, darüber hinaus gibt es ein individuelles Angebot. Die Terminbuchung bauen wir selbst und betreiben sie auf unserem Hosting mit Servern in Deutschland. Eine Tool-Lizenz fällt dafür nicht an: Haben Sie Ihre Webseite schon bei uns, kostet der Betrieb nichts extra, sonst läuft er über das Hosting für 19 € netto im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit, danach kündbar mit einem Monat Frist zum Monatsende. Kunden buchen freie Termine selbst, ohne Anruf, und Erinnerungs-Mails gehen automatisch raus. Kündigen Sie, bekommen Sie Ihre Termine und Kundendaten als Datei. Nutzen Sie lieber ein fremdes Tool, etwa Microsoft Bookings, steht dessen Lizenz mit Betrag in Ihrem schriftlichen Angebot, bevor Sie beauftragen. Was darüber hinaus eingerichtet werden soll, etwa SMS-Erinnerungen oder der Buchungsknopf im Google-Profil, klären wir im Erstgespräch.

Der Ablauf: ein Gespräch, ein Angebot mit allen Beträgen, dann richten wir ein. Wir richten die Terminbuchung ein und passen Texte und Abläufe an Ihren Betrieb an. Sie prüfen das Ergebnis, live geht nichts ohne Ihre Freigabe. Vor dem ersten Zugriff auf Ihre Systeme schließen wir mit Ihnen einen Auftrags­verarbeitungs­vertrag nach Art. 28 DSGVO, für Praxen, Kanzleien und andere Berufs­geheimnis­träger zusätzlich die Verpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB. Auf Wunsch kümmern wir uns danach weiter um die Werkzeuge: Die Digital-Tools-Betreuung für Updates, Anpassungen und Support von Terminbuchung, Rechnungs-Tool und Formularen kostet 59 € im Monat, 3 Monate Mindestlaufzeit, danach kündbar mit einem Monat Frist zum Monatsende. Ohne Betreuung rechnen wir Änderungen einzeln zum Festpreis ab. Für Anfragen, die sich nicht als Termin buchen lassen, gibt es den WhatsApp-Button mit Formular und Foto-Upload für 89 € einmalig. Alle Preise netto zzgl. USt., Angebote nur für Unternehmer (B2B, § 14 BGB).

Häufige Fragen zur Online-Terminbuchung